事務職のためのパソコン・スキルとそのレベル、そして勉強方法

 

求人誌などを見ると飲食店などの接客業、倉庫や工場の軽作業、建築や土木などの肉体労働などの仕事の求人が多いですが、「事務」の仕事に就きたい、と思っている人も多いでしょう。

あなたも事務の仕事に就きたい、と思ったとします。

 

この場合、パソコンが普及した今日において、効率を常に追い求めている企業のオフィスにあっては、見積書や請求書といった書類の作成、売掛金や買掛金の残高管理、Eメールでの客先や取引先とコミュニケーションなど、パソコンがないと仕事になりません。

 

このような状況のもとこの記事では、パソコンのスキルがないとどうなるか、”事務”の仕事にどんなパソコン・スキルが求められ、どうすればそういったスキルが身に付くか、について説明したいと思います。

 

説明したい項目は以下のとおりです。

 

1. スマホやタブレットで"仕事"はできない

2. パソコン・スキルがないと就職に際し何が起きるか

3. 事務の仕事で求められる4つのパソコン・スキルとそのレベル

4. 事務の仕事に役立つパソコン・スキルをどのように身に付けるか

 

この記事を読んでいるということは、あなたはパソコン・スキルを”武器”に就職を勝ち取ろうと思っているはずですから、一部の人の「スマホやタブレットがあるので、パソコンなんか要らない」というような意見には同意していないと思います。

 

しかし「スマホがあるのでパソコンは要らない」と思っている人も多いので、念のため、スマホやタブレットと、パソコンの相違点及びパソコンの有用性について述べておきたいと思います。

 

結論から言えば、スマホやタブレットで”仕事”はできません。

 

元々、パソコンは、文書を作成したり、データを集計したり、あるいは家計簿を付けたり、年賀状を作ったり、広い意味で”仕事”をする「道具」でした。少し遅れてインターネットが登場し、パソコンがインターネットに繋がると、パソコンを使っている人に物を売ろうという人が現れました。そしてパソコンは、物を買ったり、ホテルの予約をしたり、ゲームをしたり、物を調べたり、広い意味で”消費”をする「道具」にもなりました。

 

この”消費”する道具に特化したツールがスマホでありタブレットです。

 

ここで強調したいのは、スマホやタブレットで、物を買ったり、ゲームをしたりできますが、物を売ったり、ゲームを作ったりしている人はパソコンを使っている、ということです。

ショッピング・サイトを運営したり、ゲームを作るにはパソコンが必要です。

 

いやしくも”仕事”と名の付く作業をするには、スマホやタブレットが使えるだけでは話にならず、必ずやパソコンが必要となります。

”消費”するだけでなく、“仕事”をするには、パソコンが必要なのです。

 

補足）本項の上記記述はいささか乱暴なところがあります。調べ物をしたり、出張先で軽いプレゼンテーションしたりするのも”仕事”のうちで、これらはスマホやタブレットでもできるでしょう。

また、スマホやタブレットで文書を作ることもやってやれないこともないかもしれません。

しかし、”仕事”少なくとも何かをクリエイトするには、圧倒的にパソコンのほうに有用性があり、あえて”仕事”はパソコンにしかできない、と表現させて頂きました。

 

事務の求人でも「パソコン未経験者可」という求人もあると思います。

この場合、パソコンができなくとも大丈夫なような気もしますが、実際はどうなのでしょう。

 

「パソコン未経験者可」というからには、採用後、採用した人を教育する用意がその会社にはあるのでしょうが、教育するにも費用と時間がかかります。

 

もし2人の応募があり、一人はパソコン・スキルを持っていて、もう一人はパソコン・スキルがない場合、採用する側としては、パソコン・スキルがあるほうを採りたいでしょう。

教育のための費用と時間が節約できるからです。（もちろん、人柄などの他の要素が考慮されることはあり得ます。）

 

給与等条件が良くなればなるほど応募も多くなるでしょうから、多くの応募があった場合、採用担当者も応募者全員と面接していたら他の仕事ができないので、

「市内在住の○○と申します。求人情報を見たのですが、面接が受けられますか？」

「お電話有難うございます。パソコンはどのくらい使えますか？」

「あ～、いや、パソコンはほとんど使ったことがありません」

「・・・、わかりました。今回、パソコンができる方の応募が多くあったので、○○さんの選考は見送らせて頂きます。お電話有難うございました。」

「・・・・・」

というような展開になることも考えられます。

 

前述のとおり、およそ事務の仕事にパソコンは必須なので、少なくとも一定水準のパソコン・スキルがあったほうが、就職活動を有利に進められるでしょう。

 

ではどんなパソコン・スキルが必要でしょう。

 

パソコン・スキルも、身に付けたスキルが高度であればあるほど良いのですが、仕事あるいは就職に「最低限必要」ということであれば、私は以下のようなスキルが最低限必要と考えます。

 

(1)マウス・スキル・・・マウスポインターを素早く正確に狙ったところに運び、クリック、ドラッグ、ダブルクリック、右クリックができること

 

(2)タイピング・スキル・・・10分で200文字以上うてること

 

ちなみに上記2つのスキルは全てのパソコン・スキルの土台となるもので基礎スキルと呼ばれており、これを疎かにすると、その後のスキルの習得に、悪い影響を与えます。

 

(3)ワード・スキル・・・

ア.   文章にふさわしい文字の基本的装飾、すなわち、ふさわしいフォント（字体）、フォント・サイズ（字の大きさ）、色などが選択できること

イ.   文書にふさわしい文章の配置、すなわち文章の中央揃え、右揃え、左揃えができること

ウ.   表を挿入し、適当に配置できること

 

さらには、以下ができれば重宝されるでしょう。

エ.   画像の挿入と配置

オ.   テキストボックスの挿入と配置

カ.   ワードアートの挿入

（”テキストボックス”など、パソコンの専門用語については、意味がわからなければ、そんなスキルがあるんだな、程度で読み飛ばして頂ければ結構です。以下、同様です。）

 

(4)エクセル・スキル・・・

ア.   罫線が引けて表が描けること

イ.   オートフィルが使えること

ウ.   四則演算、合計計算、平均計算、最大値、最小値の計算式が使えること

エ.   紙面を一杯に使った見易いアウトプットの印刷設定ができること

オ.   シートのコピーができること

 

さらに、以下ができれば重宝されるでしょう。

カ.   グラフ、すなわち棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、レーダーグラフを描くことができること

 

なお、上記以外に、(5)Eメール・スキル、(6)パワーポイント・スキルがあります。

 

Eメールの操作は日常生活で日々活用しているEメールのやり方が仕事用のそれと異なるということはないので、日頃Eメールを使っていれば操作上の問題はないでしょう。

 

但し、パソコン・スキルということではありませんが、仕事にふさわしい文章作法、すなわち簡潔で読み易い文章を書く能力は身に付ける必要があります。ですが、これは”先輩”の真似をすることで身に付けることができると思います。

 

パワーポイント・スキルは、”プレゼンテーション”などという業務がある職場では必要になってきますが、大きな会社でなければ必要ない場合も多いでしょう。

 

余談ですが、私のような「自営業」の場合は、チラシ作成、ホームページなどWebサイトの運用、FacebookなどのSNS活用、動画作成などが必要になってくるので、それぞれ固有のスキル以外に、(7)写真加工が役に立つでしょう。

 

項目ごとにご説明します。

 

(1) マウス・スキル

ア. 正しくマウスを持つ

どうも軽視されがちですが、正しく持つことはその後の上達に大きく影響します。

トレーニングの最初のうちだけ注意して持てば、すぐに無意識に持てるようになるので、最初のうちは常に用心深く持って下さい。

(参考)ブログ記事：マウスの持ち方

 

イ. ボタンは常にど真ん中を狙う

マウス・スキルのトレーニング・ソフトは、とかく初心者用に配慮してボタンが大きいのですが、大きなボタンの端っこでも”かすれば”良い、という心構えでは”狙ったところにマウスポインターを置く”というスキルが身に付きません。常にど真ん中を狙います。

 

ウ. マウスポインターを動かす時は”真っ直ぐ、ゆっくり、行き過ぎない”

ともかく丁寧に動かします。すると自然と素早く正確にマウスポインターを動かせるようになります。逆に雑に動かしていると、いつまでも雑なままです。

 

(2) タイピング・スキル

 

ア. ともかくゆっくりうつ

タイピング・トレーニングは”速く”うつことのトレーニングですので、とかく、せかせか速くうとうとする方がいますが、基本のポジション（ホーム・ポジション）がずれ、正しくない指でうっていると、逆に速くなりません。初めのうちはちょっと気持ち的にきつくとも、ゆっくり、ゆっくり基本的に正しい指でうつことだけを心掛けてうって下さい。

(参考)ブログ記事：タイピング上達のコツ”ゆっくり丁寧に”

(参考)ブログ記事：パソコン初心者が最初に行うことはタイピングに慣れること！

 

イ. 少しずつキーを増やしていく

ホーム・ポジション→ 中段キー →右手上段キー → 左手上段キー →下段キー、と少しずつ、練習するキーを増やしていくと良いでしょう。

(参考)ブログ記事：タイピング－キーボードの指使い

 

ウ. タッチタイピングを習得する積りで

私は、完全なタッチタイピング（キーボードあるいは手元を見ないで、スクリーンだけ見てうつタイピング）までは必要ないと思っていますが、タッチタイピングくらいやってやる！、という心構えでトレーニングしたほうが、そうでない場合より、タイピングは速くなると思います。

(具体的には、トレーニング中、特に指使いのトレーニング中、手元をなるべく見ないでがまんしたほうが、上達も早いです。)

 

(3) ワード＆エクセル・スキル

ワードやエクセルに、上記マウスやタイピングのような上達の”コツ”というようなものはないのですが、強いて言えばステップ・バイ・ステップで着実にスキルを習得していくことでしょうか。

 

「必要なところだけ」という方針で、”つまみ食い”をすると、たいていの場合、「必要なところ」は最初に思っていた範囲を超えているので、必ず綻びがでてきて、かえってスキルの習得を遅らせます。

 

また、教科書は、ステップ・バイ・ステップ、すなわち後のほうに出てくる課題は、前のほうで出てくる課題で扱うスキルが充分身に付いていることを前提にしています。前のほうで身に付けるべきスキルが身に付いていないと、新しいスキルを身に付けるための課題をこなすことが困難になります。

 

ちなみに私の教室では、あえて定評のある「2社」のパソコン教室専用教科書を組み合わせています。

 

一つ目の会社のワード及びエクセルの教科書は、習得すべきスキルを絞り、簡潔で、ページ数も少なく、初心者が取っ付き易い教科書ですが、復習問題が不足気味で、省略したスキルもあります。

 

二つ目の会社の教科書は、復習問題が豊富で、紹介するスキルも多く、ページ数が比較的多くこなすのにちょっと骨が折れますが、一つ目の会社の教科書を修了した方なら、戸惑うことなく学習を進めていくことができます。

 

 

以上、事務の仕事に就くために、どんなパソコン・スキルが求められ、そういったスキルがないとどうなるか、どうすればそういったスキルが身に付くか、について説明しました。

 

最後にパソコン教室に通うメリットについて若干付言してこの記事も締めくくりたいと思います。

 

私は、ここまで説明してきたようなスキルが独学では身に付かない、とは思いません。

しかし、やはり専門家の力を借りたほうがはるかに早いし、間違いにも気付き易いでしょう。

そういう意味で、生徒の進捗度をきめ細かくチェックしてくれるインストラクターがいるパソコン教室に通うことが、パソコン・スキルを身に付ける早くて、確かな道です。

 

あなたが事務の仕事に就きたい、と考えるなら、パソコン教室に通うことは有力な選択肢だと思います。

 

ちなみに私の教室では、82歳で上記3.項のワード・スキルを習得した方がいました。

（就職が目的ではなかったので、その後、エクセルではなく、趣味の”ワード絵画”に進んだ。）

中高年でもパソコン・スキルを身に付けるのに、ひるむ必要はありません。

 

あなたも、あなたの希望する仕事に就けるよう、一歩踏み出してみてはいかがでしょう。

 

(参考)ブログ記事：思い立ったときに遅すぎるということはない